امروز 20 درصد کارایی بیشتر داشته باشید. از ما بپرسید؟

بسیاری از تیم‌ها ساعت‌ها را به دلیل انجام کارهای تکراری، درخواست‌های نامشخص و بررسی مداوم پیام‌ها از دست می‌دهند. من اغلب افرادی را می بینم که یک روز کامل بدون پیشبرد پروژه های اصلی خود کار می کنند. مسئله همیشه تلاش نیست. اغلب این روشی است که کار ترتیب داده می شود. یک گردش کار عملی می تواند به کاهش زمان تلف شده و ایجاد فضایی برای کار متمرکز کمک کند. بهبود 20 درصدی ممکن است برای برخی تیم ها امکان پذیر باشد، اگرچه نتیجه به نقطه شروع، ابزار و نوع کار بستگی دارد. من با یک ممیزی کوتاه کار شروع می کنم. برای یک روز کاری، موارد زیر را ثبت می‌کنم: - کارهایی که انجام می‌دهم - مدت زمانی که هر کار طول می‌کشد - تعداد وقفه‌ها - کارهایی که تکرار می‌کنم - کارهایی که ناتمام می‌مانند این فهرست معمولا نشان می‌دهد که زمان به کجا می‌رود. یک تیم ممکن است متوجه شود که یک تایید پنج دقیقه ای 12 بار در یک روز ظاهر می شود. تیم دیگری ممکن است یک ساعت را صرف جستجوی فایل‌ها کند زیرا قوانین نام‌گذاری به اشتراک گذاشته نمی‌شود. سپس یک فرآیند را برای بهبود انتخاب می کنم. تلاش برای تغییر هر کار به یکباره می تواند سردرگمی بیشتری ایجاد کند. یک گزینه بهتر این است که کارهایی را انتخاب کنید که مکرر، کند، یا اندازه گیری آسان باشد. یک فرآیند ساده ممکن است به این صورت باشد: 1. مراحل فعلی را یادداشت کنید. 2. مراحلی را که در نتیجه تأثیری ندارند حذف کنید. 3. کارهای مشابه را با هم گروه بندی کنید. 4. برای هر مرحله یک مالک مشخص ایجاد کنید. 5. پس از یک هفته روند را بررسی کنید. به عنوان مثال، یک تیم فروش کوچک زمانی درخواست های مشتری را از طریق ایمیل، چت و یادداشت های شخصی رسیدگی می کردند. کارکنان اغلب به یک سوال بیش از یک بار پاسخ دادند. تیم همه درخواست‌ها را به یک تابلوی مشترک منتقل کرد، سه نوع درخواست اضافه کرد و از یادداشت‌های پاسخ آماده برای سؤالات رایج استفاده کرد. این نیاز به خدمات شخصی را برطرف نکرد. این جستجو را کاهش داد و به هر فرد کمک کرد تا آنچه را که نیاز به توجه دارد ببیند. من همچنین از بلوک های کار متمرکز محافظت می کنم. در این دوره‌ها، اعلان‌های غیرمرتبط را می‌بندم و یک کار را روی صفحه نگه می‌دارم. یک بلوک 45 دقیقه ای می تواند مفیدتر از سه ساعت کاری باشد که هر چند دقیقه یکبار قطع می شود. یک برنامه ساده ممکن است شامل موارد زیر باشد: - یک دوره برنامه ریزی کوتاه - یک بلوک کاری متمرکز - زمانی برای پیام ها و جلسات - یک بلوک متمرکز دوم - مروری بر کارهای ناتمام جلسات به همان مراقبت نیاز دارند. قبل از پذیرش جلسه، می پرسم که آیا تصمیم، توضیح یا بررسی لازم است؟ اگر یک به روز رسانی مکتوب می تواند مشکل را حل کند، یک پیام کوتاه ممکن است کافی باشد. زمانی که جلسه ای مورد نیاز است، من یک هدف واضح و نتیجه مورد انتظار را اضافه می کنم. تغییرات کوچک ابزار نیز می تواند کمک کننده باشد. نام فایل باید پروژه، تاریخ و نسخه را نشان دهد. اسناد مشترک نیاز به قوانین دسترسی واضح دارند. گزارش های مکرر می توانند از الگوها استفاده کنند. یادآوری‌های خودکار می‌توانند از کارهای روتین پشتیبانی کنند، اما نباید بیشتر از آنچه تیم مدیریت می‌کند، هشدار ایجاد کنند. من نتیجه را با اعداد ساده اندازه‌گیری می‌کنم: - زمان صرف شده برای فرآیند - وظایف تکمیل شده - خطاها یا دوباره کاری - درخواست‌های تاخیری - وقفه‌های برنامه‌ریزی نشده هدف این نیست که به هر قیمتی باعث شود مردم سریع‌تر کار کنند. بهره وری خوب به افراد زمان بیشتری برای تصمیم گیری دقیق، پشتیبانی مشتری و کار خلاقانه مفید می دهد. اگر تغییر در زمان صرفه جویی می کند اما باعث اشتباهات بیشتر می شود، باید آن را تنظیم کنید. من تغییرات ثابت را به وعده های بزرگ ترجیح می دهم. یک فرآیند واضح، وقفه های کمتر و اندازه گیری منظم می تواند به تیم کمک کند تا از ساعات کاری خود بهتر استفاده کند. مفیدترین پیشرفت ممکن است با یک کار شروع شود که ماه ها بدون بررسی تکرار شده است.

بسیاری از تیم‌ها سخت کار می‌کنند، اما همچنان ساعت‌ها را برای انجام کارهای تکراری، اولویت‌های نامشخص و تحویل آهسته از دست می‌دهند. من دیده ام که مردم یک صبح کامل را صرف بررسی به روز رسانی ها، کپی کردن داده ها و انتظار برای تایید می کنند. تا بعد از ظهر، کارهایی که نیاز به توجه واقعی دارند هنوز باز هستند. بهبود 20 درصدی در کارایی همیشه به یک پروژه نرم افزاری بزرگ یا تغییر کامل در سبک کاری شما نیاز ندارد. ممکن است با نگاهی دقیق تر به جایی که زمان هر روز می گذرد آغاز شود. من معمولا با سه سوال شروع می کنم: - کدام کار بیشتر از حد انتظار طول می کشد؟ - کجا کار متوقف می شود و منتظر می ماند؟ - کدام مراحل توسط بیش از یک نفر تکرار می شود؟ این سوالات به جداسازی حجم کار واقعی از اصطکاک قابل اجتناب کمک می کند. یک تیم اداری کوچک که با آنها کار می کردم، یک فرآیند گزارش هفتگی داشتند که حدود ده ساعت طول می کشید. سه نفر ارقام یکسان را از فایل های مختلف جمع آوری کردند، اعداد را بررسی کردند و چندین دور ایمیل فرستادند. تیم نیازی به جلسات بیشتری نداشت. به یک الگوی اشتراک‌گذاری شده، نام فایل‌های واضح و فرآیند بررسی ثابت نیاز داشت. پس از تنظیم فرآیند، گزارش حدود هشت ساعت طول کشید. این کاهش 20 درصدی در زمان بود، بر اساس رکوردهای خود تیم. نتیجه از حذف کارهای مکرر حاصل شد، نه از درخواست از مردم برای کار سریعتر. من از یک فرآیند ساده برای یافتن دستاوردهای مشابه در تجارت شما استفاده می کنم. نقشه گردش کار فعلی هر مرحله را از شروع کار تا تکمیل آن یادداشت کنید. پیام‌ها، تأییدیه‌ها، انتقال فایل‌ها و چک‌ها را شامل شود. یک فرآیند ممکن است روی کاغذ ساده به نظر برسد: 1. دریافت درخواست 2. وارد کردن جزئیات 3. درخواست تأیید 4. به روز رسانی رکورد 5. ارسال تأییدیه فرآیند واقعی ممکن است شامل چندین ایمیل اضافی و بررسی دستی باشد. این مراحل پنهان اغلب بزرگترین تاخیرها را ایجاد می کنند. زمان را برای یک هفته اندازه گیری کنید از یک صفحه گسترده یا ابزار ردیابی زمان استفاده کنید. مدت زمان انجام کارهای رایج و تعداد دفعات ظاهر شدن آنها را یادداشت کنید. شما به داده های کامل نیاز ندارید. یک تخمین مفید می تواند نشان دهد که تیم بیشترین تلاش خود را در کجا خرج می کند. به دنبال کارهایی باشید که مکرر، تکراری یا اغلب برای اصلاح ارسال می شوند. تصمیمات مکرر را حذف کنید اگر کارکنان هر روز به یک سوال پاسخ می دهند، یک قانون، چک لیست یا الگوی واضح ایجاد کنید. به عنوان مثال، یک تیم پشتیبانی مشتری ممکن است از پاسخ های متفاوتی برای یک سوال تحویل استفاده کند. یک کتابخانه کوچک پاسخ می تواند زمان نوشتن را کاهش دهد و اطلاعات را ثابت نگه دارد. هنگامی که مشتری درخواست خاصی دارد، کارکنان همچنان می توانند عبارت را تنظیم کنند. یک منبع اطلاعات ایجاد کنید فایل های پراکنده باعث می شود افراد جزئیات را جستجو، مقایسه و تایید کنند. یک پوشه مشترک یا سیستم مرکزی می تواند این کار را کاهش دهد. از نام‌های ساده، قوانین دسترسی روشن و یک برنامه مرور منظم استفاده کنید. یک ابزار فقط زمانی کمک می کند که مردم بدانند نسخه صحیح را کجا پیدا کنند. مالکیت واضح را تعیین کنید وظیفه ای که به همه تعلق دارد اغلب به هیچکس تعلق ندارد. هر مرحله باید یک نفر مسئول پیشبرد آن باشد. این بدان معنا نیست که یک نفر باید کل کار را انجام دهد. این بدان معناست که شخصی وضعیت را بررسی می کند، اطلاعات گم شده را می خواهد و می داند که بعداً چه اتفاقی می افتد. با دقت خودکارسازی اتوماسیون می تواند به یادآوری ها، انتقال داده ها، اعلامیه های قرار ملاقات و گزارش های معمول کمک کند. باید از فرآیندی پشتیبانی کند که از قبل کار می کند. خودکار کردن یک فرآیند گیج کننده ممکن است سردرگمی سریع تری ایجاد کند. من ترجیح می دهم ابتدا مراحل را ساده کنم، تغییر را با یک گروه کوچک آزمایش کنم و قبل از گسترش آن، نتایج را بررسی کنم. نتیجه را مرور کنید فرآیند جدید را با فرآیند قبلی مقایسه کنید. زمان، نرخ خطا، پاسخ های مشتریان و بازخورد کارکنان را بررسی کنید. اگر اشتباهات بیشتری ایجاد کند یا کیفیت خدمات را کاهش دهد، فرآیند کوتاه‌تر مفید نیست. کارآمدی باید به افراد برای کارهایی که نیاز به قضاوت، ارتباط و مراقبت دارد، زمان بیشتری بدهد. من همچنین به احساس تغییر در تیم توجه می کنم. اگر یک ابزار جدید ده دقیقه صرفه جویی می کند اما استرس را به هر کار اضافه می کند، ممکن است فرآیند نیاز به تنظیم دیگری داشته باشد. مدیریت یک هدف عملی آسانتر از یک وعده گسترده است. ممکن است قصد داشته باشید که آماده‌سازی گزارش را از ده ساعت به هشت ساعت کاهش دهید، زمان پاسخ‌دهی را از دو روز به یک روز کاهش دهید، یا ورودی داده‌های تکراری را به نصف کاهش دهید. پیشرفت های کوچک می توانند در طول یک ماه اضافه شوند. آنها می توانند به کارمندان فضای بیشتری برای حل مشکلات مشتری، پشتیبانی از فروش یا تمرکز روی کارهایی که فناوری نمی تواند به خوبی از عهده آنها برآید، بدهند. بهترین مسیر برای 20 درصد راندمان بیشتر ممکن است سریعتر کار نکند. ممکن است در حال حذف مراحلی باشد که نباید وجود داشته باشند.

بسیاری از مردم یک روز کامل را در محل کار می گذرانند و هنوز احساس می کنند که وظایف کلیدی ناتمام مانده اند. پیام ها کار متمرکز را قطع می کنند. جلسات فضایی بیش از حد انتظار می گیرد. کارهای کوچک شکاف بین پروژه های بزرگتر را پر می کند و انرژی کمی برای کاری که نیاز به تفکر دقیق دارد باقی می گذارد. من عادت داشتم برنامه شلوغ را نشانه پیشرفت خوب بدانم. بعداً متوجه یک مشکل شدم: مشغول بودن همیشه به معنای حرکت به جلو نیست. وقتی روش برنامه ریزی، تمرکز و مرور روزم را تغییر دادم، کارم آسان تر شد. ## 1. یکی از اولویت های واضح را انتخاب کنید که با این سوال شروع می کنم: - امروز چه نتیجه ای نیاز به توجه من دارد؟ - کدام وظیفه آن نتیجه را پشتیبانی می کند؟ - چه چیزی می تواند بدون ایجاد مشکل صبر کند؟ یک لیست طولانی وظایف می تواند روز را قبل از شروع سخت تر کند. اکنون یک کار اصلی و دو کار کوچکتر را انتخاب می کنم. این به من یک جهت روشن می دهد بدون اینکه برنامه من را به یک برنامه سفت و سخت تبدیل کند. به عنوان مثال، یک کارگر فروش ممکن است وظایفی مانند پاسخ دادن به مشتریان، به‌روزرسانی سوابق، تهیه یک پیشنهاد و شرکت در جلسات داشته باشد. اگر پیشنهاد بر بحث فعال مشتری تأثیر بگذارد، ممکن است شایسته تمرکز اصلی باشد. به روز رسانی های روتین رکورد را می توان در یک بلوک کاری جداگانه قرار داد. ## 2. کارهای مشابه گروهی جابجایی بین وظایف نامرتبط از انرژی ذهنی استفاده می کند. من این فشار را با قرار دادن کارهای مشابه در کنار هم کاهش می دهم. من ممکن است به جای اینکه هر چند دقیقه یکبار پیام ها را بررسی کنم، در نقاط تعیین شده در طول روز به آنها پاسخ دهم. من ممکن است چندین گزارش را در یک جلسه آماده کنم نه اینکه دوباره و دوباره همان فایل ها را باز کنم. تماس‌های تلفنی، به‌روزرسانی فایل‌ها و کارهای برنامه‌ریزی هر کدام می‌توانند بلوک خاص خود را داشته باشند. این روش به اپلیکیشن خاصی نیاز ندارد. یک تقویم، دفترچه یادداشت یا لیست کارهای ساده می تواند کافی باشد. ## 3. از کار متمرکز محافظت کنید برخی از کارها نیاز به توجه آرام دارند. نوشتن یک پروپوزال، بررسی اعداد یا برنامه ریزی یک پروژه ممکن است زمانی که اعلان ها همیشه ظاهر می شوند کند شود. وقتی نیاز به تمرکز دارم، برگه‌های غیرمرتبط را می‌بندم، هشدارهای غیرضروری را بی‌صدا می‌کنم و به تیمم می‌گویم که چه زمانی دوباره در دسترس خواهم بود. یک بلوک فوکوس کوتاه می تواند به من کمک کند پیشرفت ثابتی داشته باشم. هدف اجتناب از ارتباط نیست. هدف این است که به ارتباطات در روز مکان روشنی بدهید. ## 4. از ابزارهای ساده به خوبی استفاده کنید یک ابزار باید تلاش را کاهش دهد، نه اینکه کار بیشتری ایجاد کند. من ابزارهایی را ترجیح می دهم که به من کمک می کنند وظایف، ضرب الاجل ها و یادداشت ها را در یک مکان ببینم. گزینه‌های مفید عبارتند از: - یک تقویم برای جلسات و تعهدات ثابت - یک لیست وظایف برای اقداماتی که نیاز به تکمیل دارند - یک سند مشترک برای یادداشت‌های تیم - الگوهایی برای ایمیل‌های مکرر، گزارش‌ها و پیشنهادات - یادآوری‌های خودکار برای پیگیری‌های معمولی برای مثال، یک شرکت خدماتی کوچک ممکن است یک الگوی ایمیل برای جزئیات قرار ایجاد کند. تیم همچنان می تواند پیام را برای هر مشتری تنظیم کند، در حالی که از تایپ مکرر خودداری می کند. ## 5. یک محدودیت مشخص برای جلسات تعیین کنید جلسات می توانند از کار گروهی حمایت کنند، اما جلسات نامشخص اغلب افراد را با سوالات بیشتری نسبت به پاسخ ها مواجه می کند. قبل از پذیرش جلسه، هدف آن را بررسی می کنم. ممکن است یک به‌روزرسانی کتبی کوتاه برای یک گزارش وضعیت ساده کافی باشد. وقتی جلسه ای لازم است، به دنبال سه جزئیات می گردم: - دلیل جلسه - افرادی که نیاز به حضور دارند - اقدامی که پس از بحث انتظار می رود جلسه ای که با تکلیف نامگذاری شده و مالک مشخص به پایان می رسد مفیدتر از جلسه ای است که با توافق عمومی به پایان می رسد. ## 6. فضایی را برای کارهای غیرمنتظره بگذارید برنامه ای که از صبح تا عصر بسته شده ممکن است کارآمد به نظر برسد، اما جایی برای سوالات مشتری، مسائل فنی یا نیازهای فوری تیم باقی نمی گذارد. بین کارهای اصلی فضای باز می گذارم. این بافر به من کمک می کند بدون از دست دادن کنترل کل روز پاسخ دهم. همچنین انجام کارهای ناتمام را بدون فشار دادن هر کار تا عصر آسان تر می کند. یک برنامه منعطف اغلب بهتر از یک برنامه کامل که قادر به تغییر نیست کار می کند. ## 7. روز را با دقت مرور کنید در پایان روز کاری، من چند دقیقه را صرف بررسی آنچه که به جلو رفته است، می کنم. می پرسم: - کدام کار پیشرفت مفیدی ایجاد کرد؟ - کجا تمرکزم را از دست دادم؟ - فردا چی رو تنظیم کنم؟ - آیا هر کار ناتمام هنوز ارزش نگه داشتن دارد؟ این بررسی درباره قضاوت خودم نیست. به من کمک می کند الگوها را ببینم. اگر پیام‌ها هر روز بعدازظهر کارم را مختل کنند، می‌توانم نحوه برخوردم با آنها را تغییر دهم. اگر یک کار بیشتر از حد انتظار طول بکشد، می توانم آن را به اقدامات کوچکتر تقسیم کنم. هوشمندانه کار کردن به معنای عجله در انجام هر کاری نیست. یعنی توجه به کاری که مهم است، کاهش تلاش های مکرر و تصمیم گیری قبل از شلوغ شدن روز. وقتی از یک لیست اولویت کوتاه استفاده می‌کنم، کارهای مشابه را گروه‌بندی می‌کنم، از تمرکز محافظت می‌کنم و فضایی برای تغییر باقی می‌گذارم، می‌توانم با فشار کمتری پیشرفت ثابتی داشته باشم. تنظیمات کوچک اغلب یک روز کاری را بیشتر از لیست طولانی سیستم های پیچیده بهبود می بخشد.

بسیاری از مردم به روز کاری طولانی تری نیاز ندارند. آنها به راه روشن تری برای استفاده از ساعاتی که قبلاً در اختیار دارند نیاز دارند. روز خود را با چک کردن پیام‌ها، باز کردن چندین برگه و حرکت بین کارهای کوچک شروع می‌کردم. تا ناهار، ساعت‌ها مشغول بودم، اما کار اصلی هنوز منتظر بود. مشکل کمبود تلاش نبود. توجه من جهت روشنی نداشت. یک سیستم کاری ساده می تواند آن را تغییر دهد. ### یک نتیجه اصلی را انتخاب کنید در ابتدای روز، از خودم می‌پرسم: «چه نتیجه‌ای باعث می‌شود امروز ارزشمند باشد؟» پاسخ باید یک نتیجه را توصیف کند، نه فهرستی از فعالیت ها. مثال ضعیف: - کار بر روی گزارش ماهانه مثال واضح تر: - خلاصه فروش را تمام کنید و آن را برای تیم ارسال کنید. نسخه دوم خط پایان قابل مشاهده ای را به من می دهد. همچنین به من کمک می کند تا تصمیم بگیرم هنگام ظاهر شدن درخواست های جدید چه چیزی را نادیده بگیرم. من یک نتیجه اصلی را برای روز و حداکثر سه کار کوچکتر نگه می دارم. یک لیست طولانی کار می تواند فشار ایجاد کند بدون اینکه به من در انتخاب کمک کند. ### کارهای بزرگ را به اقدامات کوچک تقسیم کنید پروژه های بزرگ اغلب دشوار به نظر می رسند زیرا مرحله بعدی نامشخص است. به جای نوشتن: - یک وب سایت جدید بسازید، کار را به اقداماتی تقسیم می کنم: - وب سایت فعلی را مرور کنید - صفحاتی را که نیاز به تغییرات دارند فهرست کنید - پیام صفحه اصلی جدید را بنویسید - تصاویر و جزئیات محصول را جمع آوری کنید - پیش نویس را روی تلفن بررسی کنید هر اقدام مکانی برای شروع به من می دهد. شروع کاری که 15 تا 30 دقیقه طول می کشد راحت تر از پروژه ای بدون شکل واضح است. وقتی احساس می کنم گیر می کنم، نمی پرسم: "چگونه می توانم همه چیز را تمام کنم؟" می پرسم، "عمل قابل مشاهده بعدی چیست؟" این سوال سر و صدای ذهنی را کاهش می دهد و به من کمک می کند حرکت کنم. ### محافظت از بلوک های زمان متمرکز من زمانی که از جابجایی بین وظایف خودداری می کنم بهترین کارم را انجام می دهم. یک روال عملی به این شکل است: - یک کار را انتخاب کنید - 30 تا 60 دقیقه وقت بگذارید - برگه های غیر مرتبط را ببندید - هشدارهای غیر فوری را خاموش کنید - برای افکار مزاحم یادداشتی در نزدیکی خود نگه دارید - زمانی که کار به پایان می رسد یک استراحت کوتاه داشته باشید. یادداشت مفید است. اگر به یاد بیاورم که باید با یک تامین کننده تماس بگیرم، به جای ترک کار، آن را یادداشت می کنم. این فکر را ایمن نگه می دارد بدون اینکه اجازه دهد توجه من را به خود جلب کند. یک صاحب کسب و کار کوچک ممکن است از این روش برای تهیه صفحه محصول استفاده کند. در طول یک بلوک متمرکز، او جزئیات محصول را می نویسد. در دیگری، او تصاویر و قیمت ها را بررسی می کند. او سعی نمی کند همزمان به پیام های مشتری پاسخ دهد. کار ممکن است هنوز یک بعدازظهر کامل طول بکشد، اما فرآیند کنترل‌تر به نظر می‌رسد. ### کارهای مشابه را گروه بندی کنید هر کار هزینه راه اندازی دارد. باز کردن یک فایل طراحی، بررسی سیستم سفارش یا آماده کردن یک ایمیل، همگی نیازمند تغییر در توجه هستند. من این هزینه را با گروه‌بندی کارهای مشابه کاهش می‌دهم: - پاسخ به ایمیل‌های معمول با هم - برقراری تماس‌های تلفنی در یک زمان مسدود کردن - مرور اسناد در یک جلسه - برنامه‌ریزی پست‌های اجتماعی در یک جلسه - رسیدگی به فاکتورها در یک روز مشخص این رویکرد به این معنا نیست که هر ساعت باید برنامه‌ریزی شود. وظایف مکرر را به خانه می بخشد، بنابراین کار عمیق تر را قطع نمی کند. ### از یک برنامه روزانه کوتاه استفاده کنید برنامه روزانه من روی یک صفحه قرار می گیرد. این شامل: - یک نتیجه اصلی - سه کار پشتیبانی - یک کار که می توانم به تعویق بیاندازم - یک بلوک زمانی برای پیام ها - یک بلوک زمانی برای بررسی کار به تعویق افتاده اهمیت دارد زیرا اغلب کار جدید ظاهر می شود. اگر روز شلوغ شود، می‌توانم آن کار را بدون اینکه احساس کنم کل برنامه شکست خورده است، انجام دهم. یک برنامه مفید باید مرا راهنمایی کند، نه تنبیه. ### یک نقطه توقف واضح تعیین کنید بهره وری فقط شروع کردن نیست. همچنین در مورد دانستن زمان توقف است. در پایان روز کاری، چند دقیقه ای را صرف بررسی می کنم: - چه چیزی را کامل کردم؟ - چه چیزی نیاز به یک جلسه دیگر دارد؟ - اقدام بعدی برای فردا چیست؟ - کدام کار دیگر شایسته توجه نیست؟ این بررسی کوچک به من کمک می کند تا کار را با سوالات باز کمتر ترک کنم. من نیازی به حل هر مشکلی قبل از توقف ندارم. من فقط باید مرحله بعدی را راحت تر ببینم. ### کارهای کم ارزش را حذف کنید برخی از کارها به دلیل آشنا بودن، نه به دلیل مفید بودن، در فهرست باقی می مانند. کارهای تکراری را مرور می کنم و می پرسم: - آیا می توانم آن را حذف کنم؟ -میتونم کوتاهش کنم؟ - آیا می توانم از یک الگو استفاده کنم؟ - آیا می توانم آن را با شخص دیگری به اشتراک بگذارم؟ - آیا همچنان از هدف فعلی حمایت می کند؟ به عنوان مثال، یک گزارش هفتگی ممکن است حاوی جزئیاتی باشد که هیچ کس آن را نمی خواند. یک نسخه کوتاه تر با سه رقم مفید ممکن است به تیم کمک کند و زمان کمتری برای آماده شدن بگیرد. صرفه جویی در زمان همیشه به یک برنامه جدید نیاز ندارد. یک فرم واضح تر، یک الگوی ایمیل بهتر یا یک جلسه کمتر می تواند تأثیر بیشتری داشته باشد. ### حفظ سیستم را آسان نگه دارید روش بهره وری باید در یک روز شلوغ کار کند، نه تنها در یک روز عالی. اگر سیستمی به دسته‌ها، یادآوری‌ها و قوانین بیش از حد نیاز دارد، استفاده از آن را متوقف می‌کنم. من مجموعه کوچکی از عادت‌ها را ترجیح می‌دهم: - برای نتیجه اصلی برنامه‌ریزی کنید - هر بار روی یک کار کار کنید - کارهای معمول گروهی - موارد حواس‌پرتی را ثبت کنید - روز را مرور کنید این عادت‌ها به اندازه‌ای ساده هستند که تکرار شوند و به اندازه کافی انعطاف‌پذیر هستند تا متناسب با انواع مختلف کار باشند. انجام بیشتر به معنای پر کردن هر دقیقه نیست. این در مورد توجه کافی به کار معنادار، کاهش جابجایی قابل اجتناب، و شفاف کردن هر مرحله بعدی است. وقتی یک روز را با وظایف کمتر اما پیشرفت بهتری به پایان می‌برم، می‌دانم که سیستم کمک می‌کند. ما تجربه گسترده ای در زمینه صنعت داریم. برای مشاوره حرفه ای با ما تماس بگیرید: Zhou Hongming: zjsp-yxx@super.ac.cn/WhatsApp +8618767989127.

دیوید آلن — 2015 — انجام کارها: هنر بهره وری بدون استرس کال نیوپورت — 2016 — کار عمیق: قوانینی برای موفقیت متمرکز در دنیای پریشان گرگ مک کیون — 2014 — ضروری گرایی: تعقیب منضبط کمتر ترزا 1 آمابیل و استیون 1 حرفه ای پیروزی‌های کوچک برای برانگیختن شادی، تعامل و خلاقیت در کار Atul Gawande - 2009 - مانیفست چک لیست: چگونه کارها را درست کنیم چارلز دوهیگ - 2012 - قدرت عادت: چرا ما کاری را که در زندگی و تجارت انجام می‌دهیم انجام می‌دهیم